Viele Excel Grundelemente sind sehr ähnlich denen der anderen Office Produkte wie Word oder PowerPoint. Dennoch möchte ich hier die wichtigsten etwas näher vorstellen. Vor allem die Besonderheiten einmal beleuchten. Zu Beginn, wenn Excel gestartet wird sollte die Datei als Erstes einmal gespeichert werden um spätere Probleme zu vermeiden.
Dateiformate & Kompatibilität
Grundsätzlich kann Excel viele Dateiformate lesen und importieren. Allerdings können dabei immer einige Funktionen verloren gehen die danach nicht mehr zur Verfügung stehen.
Für Excel stehen verschiedene eigene Dateiformate zur Verfügung. Das richtige Dateiformat ist von einigen Punkten abhängig. Als Erstes ist da sicherlich die Excel Version mit der du arbeitest. Je nach Version gibt es etwas andere Formate. Da über die Zeit neue Formeln und Funktionen hinzugekommen sind, die die älteren Versionen noch nicht beherrschen. Es gibt auch Formate die Kompatibel sind zu älteren Versionen wie das „.xls“ Format. Was uns auch schon zum 2. Kriterium führt. Wer soll diese Datei noch benutzen und welche Excel Version verwenden diese Nutzer? Und als 3. wären da noch die Funktionen die meine Datei beinhaltet wie z.B.: Makros. Was genau Makros sind, erklären wir in einem der nächsten Beiträge. Oder ob die Datei als Vorlage dienen soll usw.
Als Einsteiger ist die .xls oder wenn in der Auswahl verfügbar (neuer Excel Versionen) die .xlsx die richtige Wahl. Es ist auch später möglich in einem anderen Format zu speichern. Sollten dabei Funktionen verloren gehen, gibt Excel einen Hinweis dazu.
Bei aufwendigeren Projekten gibt es auch die Möglichkeit einer Kompatibilitätsprüfung für die einzelnen Versionen zu machen. Dort ist es möglich im Detail zu sehen wo es Problem gibt. Hierzu werden wir später einen eigenen Beitrag veröffentlichen.
Arbeitsmappe, Tabellenblatt
Innerhalb einer Excel Datei können mehrere so genannte Tabellenblätter angelegt werden. Alle Tabellenblätter zusammengenommen nennt man Arbeitsmappe. Funktionen und Formeln können sich auf einzelne Tabellenblätter beziehen oder auf die gesamte Arbeitsmappe. Die Tabellenblätter sind als Registerkarten im unteren Bildschirmteil aufgelistet. Jedes Tabellenblatt hat einen eigenen Namen der gern auch umbenannt werden kann und sollte. So ist bei größeren Projekten eine bessere Übersichtlichkeit möglich. Auch in Formeln ist es erheblich leichter mit diesen logischen Namen zu arbeiten. Einfach ein Doppelklick auf den Namen des Tabellenblatts in der Registerauflistung und schon kannst du ihn bearbeiten.
Zusätzlich können die Hintergrundfarben der Register angepasst werden. So ist es möglich bei vielen Tabellenblättern schneller diejenigen zu finden die benötigt werden. Mit einem Klick mit der rechten Maustaste auf das Register des Tabellenblattes erscheint ein Menü in dem sie die Registerfarbe auswählen können.
Menü, Bearbeitungsleiste, Statusleiste
Das Menü im oberen Teil des Bildschirms passt sich immer den Elementen an die angeklickt oder markiert wurden. Aus diesem Grund immer erst das Element markieren und dann die Auswahl im Menü treffen. Auch die Bearbeitungsleiste zeigt immer den Inhalt der gerade markierten Zelle an. Erst jetzt kann der Inhalt bearbeitet werden. In der Statusleiste werden Informationen auch immer zu der ausgewählten Zelle oder Bereich ausgegeben. Hier können z.B. Summen abgelesen werden für einen markierten Bereich ohne, das Formeln notwendig sind. Welche Informationen hier zu sehen sind ist auswählbar.
Mit einem Klick mit der rechten Maustaste auf die Statusleiste erscheint ein Menü in dem an oder abgewählt werden kann, was angezeigt werden soll.
Fazit
Viele diese einfachen Grundelemente sind später Alltag.