Verkaufszahlen quick and dirty analysieren mit Excel

In Unternehmen ist es häufig herausfordernd, Verkaufszahlen zu analysieren und transparent aufzubereiten. In Excel lässt sich hierfür eine einfache und schnelle Lösung finden. Verkaufszahlen kannst Du mit nur wenigen Schritten aufbereiten und nach unterschiedlichen Kriterien analysieren. Dadurch lässt sich unserer Meinung nach eine praxisnahe Umsetzung realisieren.

Datengrundlage

Zunächst ist es erforderlich, eine Übersicht der zu analysierenden Verkaufszahlen zu erstellen. In unserem Beispiel haben wir uns für folgende Kriterien entschieden: Außendienst, Innendienst, Land, Produktgruppe, Produkt, Preis, Marge, Stückzahl, Datum, Umsatz gesamt (in  Zeile 3). Es lassen sich hierbei natürlich auch andere Kriterien auswählen oder entsprechend nach Ihren Vorstellungen erweitern. Hierfür kannst Du einfach weitere Spalten mit entsprechenden Kriterien ergänzen. Unter den definierten Kriterien wurden dann die aufgeführten Beispieldaten, wie in der Abbildung ersichtlich, hinterlegt.

20 - Datengrundlage Datenbasis anlegen - excelwerk_de

Da wir in unserem Beispiel die Verkaufszahlen auch nach Monaten auswerten möchten, ist es erforderlich, dass auch ein entsprechendes Verkaufsdatum gepflegt wird. Du kannst den Umsatz gesamt je Verkauf errechnen, indem Du, wie in der Abbildung ersichtlich, die verkauften Stückzahlen mit dem Preis multiplizieren: =H4*F4

20 - Datengrundlage-Umsatz-gesamt-errechnen - excelwerk_de

Im Nachgang kannst Du die Formel mit dem +-Zeichen an der unteren rechten Zellenecke nach unten ziehen und auf alle weiteren Zellen bis Zelle J27 anwenden.

Pivot-Tabellen

Produktgruppe/Land

Um die entsprechenden Pivot-Tabellen zur Analyse der Verkaufszahlen zu erstellen, markiere zunächst die Datengrundlage (Zellen A3 bis J27). Danach klicke im Menü „Einfügen“ auf den Button „PivotTable“ und bestätige im darauf folgenden Auswahlfenster mit  „OK“.

20 - Pivottabelle-erstellen - excelwerk_de

Dadurch wird ein neues Tabellenblatt erstellt. Hier kannst Du nun die gewünschte Pivot-Tabelle aufbauen. In unserem Beispiel haben wir uns dafür entschieden, zunächst den Gesamtumsatz je Produktgruppe und dann untergliedert nach Ländern dazustellen. Sie können hierfür in der Pivot-Table-Feldliste die Bereiche „Produktgruppe“ und „Land“ mit einem Haken markieren. Die Bereiche werden dann automatisch in das Feld „Zeilenbeschriftung“ übertragen, wie in der Abbildung ersichtlich.

20 - Pivottabelle-Aufbau mit Produktgruppe-und-Land-festlegen - excelwerk_de

Dadurch wird ein neues Tabellenblatt erstellt. Hier kannst Du nun die gewünschte Pivot-Tabelle aufbauen. In unserem Beispiel haben wir uns dafür entschieden, zunächst den Gesamtumsatz je Produktgruppe und dann untergliedert nach Ländern dazustellen. Sie können hierfür in der Pivot-Table-Feldliste die Bereiche „Produktgruppe“ und „Land“ mit einem Haken markieren. Die Bereiche werden dann automatisch in das Feld „Zeilenbeschriftung“ übertragen, wie in der Abbildung ersichtlich. 

Je nachdem welche Darstellung Du wünscht, kannst Du die Reihenfolge der Bereiche im Feld „Zeilenbeschriftung“ sortieren, indem Du den Bereich anklickst und nach oben oder unten ziehst und somit eine andere Sortierung innerhalb des Feldes erstellen. In unserem Beispiel möchten wir die Produktgruppen betrachten, die sich dann noch nach Ländern unterscheiden.

Um die Analyse abzuschließen, kannst Du aus der Feldliste den Bereich „Umsatz“ mit einem Haken versehen. Dieser Bereich wird dann im Feld „∑ Werte“ als Summe von Umsatz dargestellt. Du kannst die Formatierung des Umsatzes in der Pivot-Tabelle anpassen. Hierzu markiere die Zellen B4 bis B27 und klicken mit der rechten Maustaste auf den markierten Bereich. Im Fenster wähle dann „Zellen formatieren“ aus. Unter dem Reiter Zahlen kannst Du dann in der Kategorie „Währung“, Dezimalstellen „0“ und Symbol „€“ auswählen.

20 - Pivottabelle-Aufbau-mit-Produktgruppe-und-Land-und-Umsatz-festlegen - excelwerk_de

Ebenfalls lässt sich die Überschrift in der Pivot-Tabelle (Zelle A3) noch anpassen, indem Du in die Zelle klickst und die Beschriftung änderst. In unserem Beispiel haben wir die Beschriftung in „Produktgruppe/Land“ geändert. Anhand der erstellten Pivot-Tabelle kannst Du nun analysieren, welche Umsätze in welcher Produktgruppe realisiert wurden und darüber hinaus, wie sich der Umsatz in den jeweiligen Produktgruppen auf die jeweiligen Länder verteilt. Es ist ebenfalls möglich, diese Analyse anhand von Diagrammen grafisch darzustellen. Im Menüpunkt  „Einfügen“ hast Du die Möglichkeit unter verschiedenen Diagrammtypen zu wählen (Säule, Linie, Kreis, Balken,  etc). An dieser Stelle werden wir uns jedoch auf die Darstellung in der Pivot-Tabelle beschränken.

Umsatz Außendienst pro Monat

Du kannst eine weitere Pivot-Tabelle zur Analyse der generierten Umsätze nach Außendienstes und Monaten erstellen. Hierzu markierst Du, wie zuvor, die Datengrundlage (Zellen A3 bis J27), klickst dann im Menü unter „Einfügen“ den Button „PivotTable“  und bestätigst im darauf folgenden Fenster mit  „OK“. Dadurch wird ein neues Tabellenblatt erstellt. In unserem Beispiel haben wir uns dafür entschieden, zunächst den Gesamtumsatz je Außendienstmitarbeiter und dann untergliedert nach Monaten darzustellen. Sie können hierfür in der Pivot-Table-Feldliste die Bereiche „Außendienst“ und „Datum“ mit einem Haken markieren. Die Bereiche werden dann automatisch in das Feld „Zeilenbeschriftung“ übertragen. Alternativ können Sie auch die Bereiche mit der Maus in das Feld „Zeilenbeschriftung“ hineinziehen.

Es ist noch erforderlich, das Datum zu formatieren, damit nur der Monat in der Pivot-Tabelle angezeigt wird. Hierzu klickst Du im Feld „Zeilenbeschriftung“ auf Datum und auf Feldeinstellungen, danach auf den Button „Zahlenformat“. Unter der Kategorie „Benutzerdefiniert“ kannst Du dann das Format MMMM auswählen und mit „OK“ zweifach bestätigen, siehe Abbildung.

Es ist noch erforderlich, das Datum zu formatieren, damit nur der Monat in der Pivot-Tabelle angezeigt wird. Hierzu klickst Du im Feld „Zeilenbeschriftung“ auf Datum und auf Feldeinstellungen, danach auf den Button „Zahlenformat“. Unter der Kategorie „Benutzerdefiniert“ kannst Du dann das Format MMMM auswählen und mit „OK“ zweifach bestätigen.

Um die Analyse abzuschließen, kannst Du aus der Feldliste den Bereich „Umsatz“ mit einem Haken versehen. Dieser Bereich wird dann im Feld „∑ Werte“ als Summe von Umsatz dargestellt. Alternativ kannst Du den Bereich auch mit der Maus in das Feld „∑ Werte“ hineinziehen.

In unserem Beispiel haben wir die Formatierung des Umsatzes in der Pivot-Tabelle, wie bereits zuvor beschrieben, angepasst.

Die Überschrift  in der Pivot-Tabelle (Zelle A3) kannst Du ebenfalls, wie anfangs beschrieben, in „Außendienst/Monat“ ändern.

Anhand der erstellten Pivot-Tabelle kannst Du nun analysieren, welche Umsätze von welchem Außendienstmitarbeiter realisiert wurden und darüber hinaus, wie sich der Umsatz der jeweiligen Außendienstmitarbeiter auf die jeweiligen Monate verteilt.

Es ist auch möglich, andere Bereiche der Verkaufszahlen zu analysieren, z.B. Stückzahlen oder Margen. Hierzu kannst Du einfach die entsprechenden Bereiche in der Pivot-Table-Feldliste in das Feld Zeilenbeschriftung ziehen. Auf diese Weise lassen sich verschiedene Analysen betrachten.

Solltest Du an der Datengrundlage weitere Ergänzungen vornehmen, z.B. neue Verkäufe eintragen, aber dennoch die bereits erstellten Pivot-Tabellen nutzen wollen, ist es erforderlich, die Datenquelle anzupassen. Zunächst kannst Du die Datengrundlage entsprechend erweitern. Danach klickst Du auf die bestehende Pivot-Tabelle, die Du aktualisieren möchtest. Im Menü (Pivot-Tabel-Tools) Optionen kannst Du den Button „Datenquelle ändern“ anklicken.

 

Im darauf folgenden Fenster können Sie nun mit der Maus den neuen Datenbereich entsprechend markieren und mit „OK“ bestätigen.

Durch einen Rechtsklick mit der Maus auf die Pivot-Tabelle lassen sich dann die geänderten Daten aus der Datengrundlage in der Pivot-Tabelle durch den Befehl „Aktualisieren“ entsprechend anpassen.

Fazit

Mit Hilfe von Excel lässt sich in Kürze eine einfache und transparente Lösung zur Darstellung und Analyse von Verkaufszahlen darstellen. Sie ist nicht statisch, sondern kann auf Deine eigenen Bedürfnisse entsprechend in der Datengrundlage angepasst werden, z.B.: Verkaufsteams, Filialen, Messeerfolge. Natürlich können die Daten auch erweitert werden z.B.: mehrjährige Betrachtungen, Provisionsentwicklungen usw..

Kostenlose Beispieldatei zum download

Verkaufszahlen-analysieren.xlsx

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